4.1. Kvifor behandlar me personopplysningar om deg?
Personopplysningar blir registrert i arkivsystemet for å kunna senda ut informasjon, og for å letta innsyn. Me behandlar personopplysningar i arkivsystem etter det som er pålagt i arkivlova.
4.2 Kva for nokre personopplysningar blir behandla?
Me behandlar opplysningar som namn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer og e-postadressar. Andre opplysningar som kan finnast om deg i våre register er helseopplysningar, nummerskilt på bil, eigedomsregister, medlemskap i organisasjonar, lag og foreiningar, etnisk bakgrunn, livssyn med meir.
4.3. Kva er det rettslige grunnlaget for behandlinga av personopplysningane?
Alle offentlege organ har plikt etter arkivlova § 6 til å halda arkiv. Opplysningane blir henta inn og oppbevart etter personopplysningslova § 9. Dei skal ikkje slettast eller korrigerast, etter personopplysningslova § 17.
4.4 Kven har tilgang til mine opplysningar?
Dokument som kjem inn til eller går ut frå kommunen sitt sak- og arkivsystem, blir registrert i den offentlege postjournalen. Ingen dokument ligg opne her. Interesserte må aktivt be om innsyn, sjølv om dokumenta er offentlege. Innsynskrav blir fortløpande behandla i kommunen. Mange ulike fagsystem som inneheld sensitive personopplysningar (til dømes helseopplysningar ), er avgrensa til ansvarleg saksbehandlar og eventuelle partar i saka. Du kan til dømes be om innsyn i dine eigne helseopplysningar, men ikkje i andre sine.
Sak- og arkivsystemet loggfører kven som har lest eller redigert opplysningar.
Politiske saker og byggesaker blir fortløpande publisert. Desse dokumenta ligg opne på nett, og kan lesast i fulltekst utan å be om innsyn.
4.5 Korleis hentar me inn opplysningane?
- Direkte frå den registrerte personen for eksempel via nettskjema, nasjonale register som folkeregisteret eller matrikkel (eigedomsregisteret).
- skulegang
- sjukeheimsopphald
- arbeids-, klient- eller pasientforhold
Nokre opplysningar kan vera henta inn utan samtykke, jamfør personopplysningslova § 9. Dette fordi kommunen har plikt til å halda arkiv etter arkivlova § 6 .
4.6 Korleis blir opplysningane arkivert og sletta?
Opplysningar i arkiv skal i utgangspunktet bevarast slik dei er. Offentlege arkiv har kulturell eller forskningsmessig verdi. Dei inneheld rettslig eller annan viktig dokumentasjon, som må bevarast og gjerast tilgjengeleg for ettertida.
Dersom du likevel ber om korrigering i, eller sletting av opplysningar om deg, blir spørsmålet ditt arkivert saman med opplysningane. Du kan klaga på avslag om korrigering eller sletting.
4.7 Blir opplysningane utlevert til tredjepartar?
Gjennom dei elektroniske løysningane til kommunen, vil ein del informasjon om deg kunna førast over til eksterne mottakarar, som NAV, sjukehus, Utdanningsdirektoratet osv. Ingen opplysningar blir utlevert frå arkivsystem til andre fagsystem, utan godkjent databehandlaravtale. Ein databehandlaravtale skal sikra at personopplysningar blir behandla i samsvar med regelverket.